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In den vergangenen zwei Jahren unterstützte das DPMA ein großes Projekt, das vom Europäischen Patentamt initiiert und geleitet wurde, das sogenannte Utilisation Pilot Project, abgekürzt UPP. Die große Arbeitslast der Patentämter soll ja bekanntlich auch durch die gegenseitige Nutzung von Arbeitsergebnissen gemindert werden; das Ganze läuft unter dem Stichwort "Worksharing".
Beim UPP wurde untersucht, inwieweit das Europäische Patentamt (EPA) die Arbeit nationaler Ämter nutzen kann, wenn das EPA bei einer bestimmten Patentanmeldung das Zweitanmeldeamt ist. Neben Deutschland nahmen Österreich, Dänemark und das Vereinigte Königreich an diesem Projekt teil. Insgesamt wurden zu mehr als 1200 Akten Recherchenbericht und Erstbescheid aus diesen vier Ländern an das EPA übermittelt und dort verwendet.
Die EPA-Prüfer berücksichtigten bei ihrer normalen Prüfungsarbeit zusätzlich und ausdrücklich die Arbeitsergebnisse der nationalen Ämter. Anhand eines ausführlichen Fragebogens evaluierten die EPA-Prüfer danach, ob sie durch das UPP Zeitgewinne und/oder Qualitätsgewinne bei ihrer Arbeit feststellen konnten.
Im Mittel wurden von den EPA-Prüfern keine Zeitgewinne im Prüfungsverfahren festgestellt. Dies war letztlich auch nicht zu erwarten, da die Recherche des nationalen Amtes nicht die Recherche des EPA ersetzten sollte. Berichtet wurde aber - und das ist sehr wichtig - von Qualitätsgewinnen. Ein ganz ähnliches Ergebnis wird übrigens auch beim Patent Prosecution Highway (PPH) gefunden, worüber aber Frau Präsidentin gesondert berichtet hat.
Die Sache ist an sich einfach: Die Recherchen im Zweitanmeldeamt bauen ja auf einer bereits durchgeführten Recherche auf. Deshalb kann die zweite Recherche entweder nur zu einem gleich guten Ergebnis oder aber zu einem verbesserten Ergebnis kommen. Das führt im Fall des Falles dann zu dem beobachteten Qualitätsgewinn.
Ich darf an dieser Stelle anfügen, dass die Prüfer im DPMA von jeher die Arbeitsergebnisse anderer Ämter nutzen, soweit solche Ergebnisse verfügbar sind. Das Vorgehen wie beim UPP ist für die Prüfer im DPMA also Arbeitsroutine - das sei anhand eines konkreten Beispiels demonstriert (siehe Folien). Nachdem aber das DPMA vorwiegend Erstanmeldeamt ist - 45 % aller Erstrecherchen in Europa werden bekanntlich von uns durchgeführt - haben die deutschen Prüfer nicht so oft Gelegenheit, auf die Rechercheergebnisse anderer Ämter zurückgreifen zu können.
Im Verwaltungsrat der Europäischen Patentorganisation wurden im Dezember 2008 zwei Dokumente zum UPP verabschiedet: CA 147/08 Rev. 1 mit den Empfehlungen der Projektgruppe an den Verwaltungsrat und das Dokument CA 147/08 Addendum 1 mit einer umfangreichen Auswertung der Ergebnisse des UPP.
Der Verwaltungsrat hat beschlossen, den Empfehlungen der Projektgruppe zu folgen und hat ein Implementierungsprojekt (CA/101/09) gestartet. In diesem Projekt soll ein System entwickelt werden, das den Patentprüfern des EPA die Recherche- und Prüfungsergebnisse der nationalen Erstanmeldeämter in möglichst einfacher Weise zur Verfügung stellt. Dadurch sollen die positiven Erfahrungen aus dem UPP-Projekt weiterhin beim EPA umgesetzt werden. In diesem Projekt sollen auch die nationalen Ämter eingebunden werden.
Wie Sie sicher bemerkt haben, lag der Fokus beim UPP auf der Nutzung von Arbeitsergebnissen der nationalen Ämter durch das EPA und durch seine Prüfer.
Wir wollen nun unsererseits bei den deutschen UPP-Akten die Ergebnisse des EPA nutzen, um unsere Arbeit zu evaluieren. Vom EPA wurden ja insgesamt 927 Akten aus dem DPMA nochmals recherchiert und übrigens auch nochmals klassifiziert. Diese doppelt recherchierten und klassifizierten Akten sind sicherlich nahe dem Optimum, das für Recherche und Klassifikation möglich ist. Damit können wir unsere Arbeitsqualität überprüfen und gegebenenfalls noch steigern.
Unsere Auswertung sieht nun so aus: Die Prüfer und die BfKDs - also die Beauftragten für Klassifikation und Dokumentation in den einzelnen Patentabteilungen - erhalten die deutschen und europäischen Aktenzeichen aus dem UPP mitgeteilt und werten mit Hilfe von anonymisierten Fragebögen aus, inwieweit die Ergebnisse aus dem DPMA vom EPA noch verbessert werden konnten. Die Prüfer und BfKDs werden zudem befragt, wo sie Verbesserungsmöglichkeiten im DPMA sehen, um in Zukunft näher an optimale Arbeitsergebnisse heranzukommen. Diese Auswertung läuft aber gerade erst an, so dass noch keine Ergebnisse berichtet werden können. Zusammenfassend heißt das also, dass wir das UPP für eine interne Qualitätssicherung und Steigerung der Produktqualität nutzen wollen.
Patentämter stehen ja - ähnlich wie Anwaltskanzleien, Kliniken und Handelsunternehmungen - zunehmend unter dem Erwartungsdruck, eine Zertifizierung ihrer Tätigkeit vornehmen zu lassen. Diese Erwartungen an die Patentämter stehen im Zusammenhang mit den Maßnahmen und Projekten, die zum Europäischen Patentnetzwerk gehören, genauso wie übrigens auch das UPP.
Das DPMA hat auf diese Erwartung einer Zertifizierung reagiert und ist gerade dabei, ein Feinkonzept für die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems im DPMA zu erstellen. Ein Grobkonzept liegt bereits vor. Von diesem Grobkonzept wissen wir, dass die umfänglichen Qualitätssicherungsmaßnahmen im DPMA schon weitgehend die Erfordernisse für eine Zertifizierung erfüllen. Voraussichtlich müssen wir nur noch bei einigen formalen Kriterien nacharbeiten, so dass wir uns gegebenenfalls auch zertifizieren lassen könnten. Qualitätsmanagement-Systeme führen ja per se noch nicht zu einer verbesserten Produktqualität, die aber das eigentliche Ziel all solcher Maßnahmen sein sollte. Aber es besteht eine sehr berechtige Hoffnung, dass allein schon durch die intensivere Beschäftigung mit Qualitätsthemen das Bewusstsein für Qualität gesteigert wird und mittelbar dann auch die Produktqualität.
© 2012 Deutsches Patent- und Markenamt | Stand vom 07.05.2012